ذخیره سازی و سازماندهی دانش |
 |
ذخیره سازی و سازماندهی دانش
ذخیره سازی دانش درکنار سایر فعالیت‌های برشمرده شده قبلی، محافظت، دسترسی به موقع، استفاده مجدد به هنگام سازی مداوم، دانش سازمان را تضمین خواهدکرد (Martensson,2000).
فرآیندی که برنامه‌ریزی شده می‌تواند شامل به روز رسانی یا ذخیره دانش آماده در یک سیستم مدیریت دانش الکترونیکی باشد. هنگامی که یک دانش جدید خلق می‌شود باید ابتدا شناسایی شود تا قادر به جمع آوری و ذخیره آن باشیم. از آنجاکه تولید دانش ممکن است ناآگاهانه صورت گیرد، معمولاً شناسایی نمی شود. پس از شناسایی باید ارزیابی صورت گیرد تا دریابیم آیا این دانش ارزش جمع‌آوری و ذخیره شدن را دارد یا نه. اگر تصمیم بر ارائه آن ازطریق یک سیستم ذخیره دانش گرفته شد لازم است که یک بسته دانش طراحی شود و دانش به نحو مقتضی در آن کدگذاری شود، سپس به‌صورت یکپارچه در سیستم ذخیره شود، هرگونه تغییر در محیط دانش به تغییر در نقشه سازمان منجر می شود.
الف) شناسایی دانش
این فرآیند دانش تولیدشده را شناسایی می‌کند، همچنین دانشی‌که وجود دارد ولی پیش از این شناسایی نشده در این حیطه قرار می‌گیرد. مکانیزم‌های مورد استفاده برای این منظور می‌تواند شامل مصاحبه‌ها و پرسشنامه‌هایی با هدف یافتن دانش باشد.
ب) خلق دانش
گزینه انتخاب شده باید با محیط سازمان تطابق داده شود. این امر منجربه خلق دانشی می‌شودکه در آن مقوله‌ای جدید یا ترکیب دانش کنونی با محیط واقعی ایجاد می‌گردد.
ج) ارزیابی دانش
پس از شناسایی دانش، نیاز به یک ارزیابی است تا معین شود آیا این دانش ارزش پیاده سازی در سیستم ذخیره سازمان را دارد یا نه.
ه) طراحی بسته
بسته به نوع دانشی که قرار است با سیستم یکپارچه شود، یک واسطه یا ابزار برای ذخیره آن باید انتخاب گردد. درحالی که دانش آشکار به راحتی می‌تواند درکتب، اسناد، سی دی‌ها و … نگهداری شود، دانش تلویحی ممکن است به شیوه‌ای غیرمستقیم مانند یک فیلم ویدئویی به راهنمایی‌های گوینده، احتیاج داشته باشد، بسته به زیرساخت‌های مورد استفاده، یک واسطه انتخاب می‌شود. تعداد واسطه‌های موجود بستگی به نوع سیستم ذخیره شده دارد.
و) کدگذاری بسته دانش
کدگذاری دانش، عملی است که دانش را به کد قابل تحلیل برای سیستم مدیریت دانش تبدیل می‌کند. این موضوع با نوع واسطه مورد استفاده سر و کار ندارد و مستقل از آن است چرا که ممکن است آن واسطه برای انواع مختلفی از دانش فرق کند. قابلیت ذخیره گونه‌های مختلف واسطه‌ها یک نیاز اساسی در یک سیستم مدیریت دانش است. سیستم مدیریت دانش در عوض با اطلاعات ذخیره شده به‌همراه دانش سر وکار دارد که باید با سیستم به گونه‌ای هماهنگ باشد که آن را قادر به جستجوی موثر و دستیابی به دانش سازد. جستجوی دانش امری پیچیده است و راه‌های بسیار زیادی برای رسیدن به بسته دانش وجود دارد. ترکیب ویژگی‌ها می‌تواند امکان محدودکردن جستجو را فراهم کند، امری که خصوصاً هنگام بزرگ شدن سیستم ذخیره مهم است.
ز) یکپارچه سازی بسته دانش
پس از طراحی و کدگذاری بسته، باید با سیستم ذخیره یکپارچه گردد. ممکن است نیاز به اعلام یا معرفی آن و اطلاع رسانی به افراد درمورد وجود آن باشد.
س)به روز رسانی نقشه دانش
هرگاه دانش اضافه و کم شد و یا تغییر داده می شود باید به روز رسانی شود. اگر نقشه دانش شامل افراد هم باشد عزل و نصب‌ها هم باید در آن لحاظ گردد (جهانیان، ۱۳۸۲).
۲-۲-۷-۳-۶- تسهیم و انتقال دانش
مهیا سازی شرایط، ساز و کارها و فناوری‌های مناسب برای به اشتراک گذاری دانش در سازمان، حلقه دیگری از مدیریت دانش است که بر ترکیب جنبه‌های فرهنگ و فناوری سازمان تأکید دارد(حسن‌زاده،۱۳۸۳). تغییر فرهنگ سازمانی و سازگاری آن جهت پذیرش مدیریت دانش (قراردادن فرهنگ سازمانی در راستای مدیریت دانش) مهم ترین و چالش برانگیزترین کار در مدیریت دانش است. موقعیت مدیریت دانش در درجه اول به انگیزه، تمایل و توانایی افراد برای تسهیم و به اشتراک‌گذاری دانش خود و استفاده از دانش دیگران وابسته است. ساختار سازمان‌ها به صورت کاملاً تقسیم‌بندی شده و جزیره ای است. در این ساختار فرهنگ حاکم مانع از انتقال اطلاعات از یک بخش به‌بخش دیگر می‌شود. تا زمانی که ساختار ذهنی مدیران و کارکنان سازمان‌ها بر پایه چنین چیزی باشدو دراختیار داشتن و انحصار دانش را قدرت تلقی کنند، به ندرت پیش می آید که دانش بین بخش‌های مختلف سازمان و یا سطوح سازمانی مختلف انتقال پیداکرده و جریان یابد. البته ممکن است در برخی موارد افراد به تسهیم دانش خود با دیگران بپردازند که چنین امری نیز بیشتر در جهت کسب شهرت، اعتبار، قدر و منزلت و یا حتی در برخی موارد متأثر از گرایش‌های انسان دوستانه است. به‌منظور تغییر رفتار و منش افراد و کاهش موانع موجود، باید فرهنگ تسهیم و به اشتراک‌گذاری دانش را در سازمان ایجاد کرده و توسعه داد، چارچوب ارائه شده موارد زیر را جهت انجام تغییرات لازم پیشنهاد می‌کند:
الف) آگاهی افراد را نسبت به فوائد و مزایای دانش افزایش دهید. کارکنان و مدیران باید از تغییرات و مزایای حاصل از پیاده سازی مدیریت دانش اطلاع حاصل کنند. اگر آن‌ها بر این باورند که داشتن دانش و انحصار آن قدرت محسوب می‌شود، باید درک کنند که تسهیم دانش یک قدرت مضاعف است.
ب) یک محیط مبتنی براعتماد ایجادکنید افراد وقتی یکدیگر را بشناسند و به همه اعتماد داشته باشند، تمایل بیشتری نسبت به تسهیم دانش خواهند داشت.
ج) رهبرانی را پرورش دهید که به عنوان یک نمونه و مدل، تسهیم دانش را ترویج کنند.
ه) یک تیم برای شناسایی افراد فعال در این زمینه و تقدیر از آن‌ها ایجاد کنید. افراد نه تنها باید برای به‌اشتراک گذاشتن دانش خود تقدیر شوند بلکه باید برای استفاده از دانش دیگران نیز مورد تشویق واقع‌شوند. این امر می‌تواند ازطریق طرح‌های ارتقاء سالانه افراد، طی مراسم و یا به کمک مشوق‌های مالی انجام گیرد، حتی می‌توان این موضوع را به عنوان یکی از الزامات شغلی افراد قلمداد کرد (نوروزیان، ۱۳۸۴).
و) ضرورت نقل و انتقال دانش یا عبارت سلسله مراتب را منتفی کرده و برای کیفیت دانش، بیش از منابع صدور آن ارزش قائل شوید (داونپورت و پروساک، ۱۳۷۹).
۲-۲-۷-۳-۷- کاربرد دانش
بکارگیری و استفاده از دانش یکی از اثربخش ترین اجزای مدیریت دانش است (Hlpic,2002). زمانی که کارکنان بهترین تجربیات را در موقعیت‌های جدیدی برای بهبود عملکردشان بکار گیرند. آن تجربیات را جرح و تعدیل نموده، آن‌ها را پالایش و اصلاح می‌کند و مجموعه جدیدی از بهترین تجربیات را بدست می‌دهد. گام نهایی در فرآیند مدیریت دانش تسخیر این بهترین تجربیات و اضافه‌کردن آن‌ها به‌کارکردهای‌مدیریت است به‌طوری‌که در آینده بتواند در دسترس دیگران قرار داده شود تا دیگر کارکنان بتوانند از این تجربیات و دانش‌ها استفاده کرده و عملکرد خود را بهبود دهند. (صراف‌زاده و حاضری بغداد آباد،۱۳۸۴، ۲).
به‌طورکلی دانش سازمانی باید در جهت محصولات، خدمات و فرآیند سازمان به‌کارگرفته شود اگر سازمانی به‌راحتی نتواند شکل صحیح دانش را در جای مناسب آن مشخص نماید در عرصه‌های رقابتی با مشکل مواجه خواهد شد زمانی که نوآوری و خلاقیت راه پیروزی در جهان امروز است، سازمان باید بتواند دانش مناسب را در جای مناسب به‌کارگیرد (دی بات ، ۱۳۸۳، ۷۷).
شکل (۲-۸): فرآیندهای اصلی مدیریت دانش (Martensson,2000,34)
۲-۲-۷-۴- مزایای مدیریت دانش
مدیریت دانش دارای مزایای فراوان و مهمی است. از این لحاظ مزایای مدیریت دانش را می‌توان به هشت دسته تقسیم نمود :
- جلوگیری از افت دانش: سازمان را قادر می‌سازد تا تخصص فنی حیاتی خود را حفظ کرده، از افت دانش حیاتی که از بازنشستگی، کوچک سازی، یا اخراج کارکنان و تغییرات ساخت حافظه انسانی ناشی می شود جلوگیری صورت گیرد.
- بهبود تصمیم‌گیری: نوع و کیفیت دانش مورد نیاز را برای تصمیم‌گیری‌های اثربخش شناسایی و دسترسی به آن دانش را تسهیل می‌بخشد. در نتیجه تصمیمات سریع‌تر و بهتری می‌تواند در سطوح پایین‌تر سازمانی صورت گیرد.
- انعطاف‌پذیری و انطباق پذیری: به کارکنان اجازه می‌دهد درک بهتری از کار خود به‌عمل آورده، راه حل‌های نوآور مطرح‌کنند، با سرپرستی مستقیم کمتر نیاز به مداخلات داشته باشند، در نتیجه کارکنان می‌توانند در موقعیت‌های چند وظیفه ای فعال باشند و سازمان روحیه کارکنان را بالا ببرد.
- به‌کارگیری سرمایه‌گذاری‌ها در بخش سرمایه انسانی: از طریق توجه به سهیم‌شدن در درس‌های یاد گرفته شده، فرآیندهای اسناد و بررسی و حل استثنائات و در اختیارگرفتن و انتقال دانش ضمنی، سازمان‌ها می‌توانند به بهترین وجه در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه‌گذاری کنند.
- مدیریت مشتری (ارباب رجوع): سازمان را قادر می‌سازد تا توجه کانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ به سؤالات، توصیه‌ها و شکایت‌های مشتریان می‌شود. این امر همچنین تضمین‌کننده سازگاری و کیفیت بهتر خدمات به مشتریان می‌گردد. راه حل مشکلات عادی به سادگی قابل دسترسی است (رادینگ،۱۳۸۳).
- بهبود وضعیت و ابقای حضور کارکنان سازمان ازطریق به رسمیت شناختن ارزش کارکنان، دانش آنان و دادن پاداش به کارکنان فرهیخته و تلاشگر.
- انتقال دانش زنده و پویا در سرتاسر بخش‌های یک سازمان.
- تسهیل عملیات (امور جاری) و کاهش هزینه‌ها ازطریق حذف فرآیندهای تکراری و غیرضروری (نوعی پور، ۱۳۸۳).
۲-۲-۷-۵- مدل‌های مدیریت دانش
۲-۲-۷-۵-۱- مدل کلی ساختار نظام‌های مدیریت دانش
این مدل نمای گسترده ای از نظام‌های مدیریت دانش ارائه و نشان دهنده وابستگی بالای این گونه نظام‌ها بر تعاملات بین افراد است. بر اساس این مدل نظام‌های مدیریت دانش به وسیله استراتژی سازمان شکل می‌گیرد و در نتیجه چگونگی تبدیل این استراتژی‌ها به دانش سازمانی را تسهیل می‌کند. کاربران دانش خود را به نظام می‌افزایند و در مقابل با تقویت دانش خود از این نظام منتفع می‌شوند. علاوه بر این نظام‌های مزبور با در اختیار گذاردن امکان دسترسی به دانش این مهم را برای کاربران فراهم می‌کنند که دسترسی به نظام‌های فنی نیز فراهم شود. دیگر نظام‌های مرتبط با سیستم مدیریت دانش از عملکردهای مهم سازمانی مانند نظام‌های مالی و منابع انسانی برگرفته می‌شوند. در چنین نظام‌هایی در مدیریت دانش محتویات و اطلاعاتی که وارد نظام می‌شوند مورد بررسی قرار می‌گیرند تا از صحت، امنیت و قابلیت دسترسی آن اطمینان حاصل شود. لذا آخرین خروجی و کاربرد نهایی مدیریت دانش حمایت کارآمد و اثربخش از گروه دانش[۱] است(Debowski,2006,20). این گروه دانش عبارت است از کاربران نهایی نظام و اولویت‌های کلی دانش سازمان. مهم تر از هر چیز این که نظام‌های مدیریت دانش بدون توجه به جایگاه سازمانی افراد ارتباط تنگاتنگی بین آن‌ها ایجاد می‌کند. شکل (۲-۹) ساختار کلی نظام‌های مدیریت دانش را نشان می‌دهد.
|
سیستم‌های مدیریت دانش(KMS) |
| محتوای دانش |
| سیستم‌های فنی |
| سیستم‌های کاربردی |
| سیستم‌های مرتبط فنی |
| کاربران دانش |
| دانش سازمانی |
| خدمات کاربران نهایی |
شکل (۲-۹): مدل ساختاری مدیریت دانش(Debowski,2006,20)
۲-۲-۷-۵-۲- مدل مدیریت دانش بنیادی در سازمان
آشکار است که محتوای اصلی هر سیستم مدیریت دانش، محتوای آن یعنی دانش است. مدل زیر مراحل اصلی مدیریت این محتوای اصلی سیستم‌های مدیریت دانش را نشان می‌دهد. این مدل به بیان چگونگی مدیریت دانش بنیادی سازمان می‌پردازد. این فرایند را در سه مرحله اصلی توضیح می‌دهد. همان گونه که در شکل می‌بینید مرحله اول شامل شناسایی و آشکارسازی حوزه دانش در سازمان است. در مرحله دوم پارامترهای دانش مشخص شده و در مرحله سوم ساختار دانش بنیادی سازمان ارائه می‌شود(Debowski,2006,171).
|
مرحله۱ شناسایی حوزه دانش حیاتی سازمان |
| ۱)مشخص کردن کسب و کار اصلی سازمان و نیازمندی‌های دانشی آن۲)مشخص کردن قلمرو دانش۳)بازنگری توانمندی‌ها دانش |
|
۴)مشخص کردن دانش بنیادی ۵)ایجاد سیاست دانش حیاتی سازمان |
|
۶)ردیابی و مشخص کردن محل دانش ۷)ساخت محل حفظ و نگهداری دانش |
|
مرحله۳ ایجاد ساختار دانش |
|
مرحله۲ مشخص کردن پارامترهای دانش |
| دانش بنیادی سازمان |
شکل (۲-۱۰): ایجاد چارچوبی برای دانش اصلی سازمان(Debowski,2006,171)
۲-۲-۷-۵-۳- مدل راهبردی مدیریت دانش
این مدل بر عوامل مخفتلی در مدیریت دانش تأکید دارد که منطبق بر فلسفه کلی دانش است. این مدل مبتنی است بر چهار عنصر اصلی: نفوذ دانش، مبانی دانش، کاربردهای دانش و ارتقا و بازنگری دانش (Debowski,2006,23).
تأثیرات دانش: در بررسی تأثیرات دانش از لحاظ زمینه‌های سازمانی اعم از داخلی و خارجی که مدیریت دانش در آن اعمال می‌شود مورد مداخله قرار می‌گیرد.
مبانی دانش: مدیریت اثربخش دانش بر نظام‌های قوی فرآیندهای ساختاری و خط مشی‌ها و عملکردهای کاملاٌ هم راستا مبتنی است. در مدیریت دانش می‌بایست به دنبال شناسایی و ایجاد ساختار‌ها و سیستم‌هایی گشت که به طور معقول با ایجاد تسهیم و به کارگیری مؤثر دانش تناسب داشته باشند.
کاربردهای دانش: شیوه ای که دانش سازمانی پیاده سازی، حمایت و پرورش داده می‌شود و از مباحث اصلی هر سازمان در بخش مدیریت دانش است. ایجاد چارچوبی اساسی برای دانش بنیادی سازمان، ایجاد و مدیریت مخازن دانش، توسعه اثربخش خدمات دانش و کشف شیوه‌هایی که کاربران دانش را تشویق به ادغام دانش با فعالیت‌های بنیادی سازمان می‌کند از جمله مسائلی هستند که در به کارگیری دانش می‌بایست مورد توجه قرار گیرند.
ارتقای دانش و بازنگری: مدیریت دانش مبحث جدیدی در مدیریت است که هم چنان نیازمند توسعه و ارزیابی هم از نظر ملی و هم از نظر سازمانی است. بررسی و به کارگیری شیوه‌هایی که مدیریت دانش بتواند روند رو به توسعه خود را در سازمان حفظ کند نیازمند نظارت همیشگی بوده و باید به طور دائم با شرایطی که در آن به کار گرفته می‌شود انطباق داده شود. در راستای بعد سازمانی خط مشی‌های دولتی نیز به عنوان عواملی اثرگذار بر توسعه و پیشرفت مدیریت دانش نباید نادیده انگاشته شوند.
| تأثیرات دانش |
| ارتقاء و بازنگری دانش |
| کاربردهای دانش |
| مبانی دانش |
|
· زمینه سازی · دانش استراتژیک · رهبری دانش · فرهنگ دانش |
|
· مدیریت منابع انسانی · سیستم‌های دانش |
|
· دانش بنیادی · مخازن دانش · خدمات دانش · یادگیری و توسعه |
|
· ارزیابی دانش · تداوم دانش |
شکل (۲-۱۱): ایجاد فرهنگ دانش(Debowski,2006,171)
۲-۲-۷-۵-۴- مدل چهار حلقه ای مدیریت دانش
با توجه به ابعاد مختلف مدیریت دانش که در کنار هم آمده اند، جاشاپارا[۲] مدیریت دانش را در قالب یک چرخه چهار حلقه ای این گونه تعریف می‌کند: فرآیندهای یادگیری اثربخش که توأم با خلق، سازماندهی، تبادل دانش (اعم از ضمنی و آشکار که با استفاده مناسب از تکنولوژی و محیط فرهنگی محقق است) و به کار بستن آن می‌باشد که سبب ارتقاء سرمایه عقلانی سازمانی و بهبود عملکرد آن می‌باشد(Jashapara,2004,12).
| به کارگیری دانش |
| تبادل دانش |
| سازماندهی دانش |
| خلق دانش |
شکل (۲-۱۲): مدل چهار حلقه ای مدیریت دانش (Jashapara,2004,12)
۲-۲-۷-۵-۵- مدل چرخه حیات دانش
بهترین راه برای تفکر در مورد ساختار دانش درک سیکل زندگی آن است. فرآیند‌هایی که توسط آن دانش ایجاد شده، توزیع گشته و به کار گرفته شود. اگر چه اندیشمندان مختلف مراحل متعدد و مختلفی را در این باره بیان کرده اند اما در این جا سیکل سه مرحله‌ای دانش در شکل (۲-۱۳) نشان داده می‌شود.
| خلق دانش |
|
توزیع دانش
|
|
به کار گیری دانش
|
شکل (۲-۱۳): چرخه زندگی دانش(Benbya,2008,55)
- خلق دانش: خلق دانش معمولاٌ در قالب فرآیند پیچیده و غیرقابل مدیریت دیده می‌شود. در حالی که آرزوی بسیاری از سازمان‌ها پشتیبانی این فرآیند خاص است و تلاش بسیاری در زمینه انتقال دانش صورت گرفته است تا این آزادی را برای کارکنان به وجود بیاورند که امکان خلاقیت بیشتری داشته باشند (Benbya,2008,55).
- توزیع دانش: در واقع آن چه در توزیع دانش مهم است این است که تنها یک سری دیدگاه‌های ارزشمند و قابل دسترس را تولید کنند تا به راحتی به دیگران نیز قابل انتقال باشند.
- به کارگیری دانش: به کارگیری دانش یعنی کاربست دانشی که در اختیار ما قرار می‌گیرد.
یکی از نکاتی که در این رابطه باید در نظر گرفت این است که در برخی موارد دانشی که در دسترس کارکنان است دانشی است که به اندازه لازم مرتبط با مسئله پیش رو نیست به همین دلیل باید همیشه بر این نکته تأکید داشت که دسترسی کارکنان به دانش به اندازه‌ای مهیا باشد که زمینه را برای به کارگیری به موقع دانش فراهم کند
[۱] Knowledge Community
[۲] Jashapara
فرم در حال بارگذاری ...
|
[جمعه 1400-02-31] [ 06:14:00 ب.ظ ]
|
