2-1-2-2-  رقیبان………………………………. 13

2-1-2-3- مراکز تامین بودجه…………………….. 13

2-1-2-4- فروشندگان……………………………. 13

2-1-2-5- تشکل­های کارکنان ……………………… 13

2-1-2-6- علایق آموزشی …………………………. 13

2-1-2-7- عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی…………… 13

2-1-2-8- اوضاع اقتصادی………………………… 14

2-1-2-9- تکنولوژی…………………………….. 14

2-1-2-10- عوامل اجتماعی- فرهنگی………………… 15

2-1-3- پیش بینی محیط………………………….. 15

عنوان

صفحه

2-1-4- ابعاد سازمانی………………………….. 15

2-1-4-1- ابعاد ساختاری سازمان………………….. 15

2-1-4-2- ابعاد محتوایی سازمان………………….. 16

2-1-5- سازمان به مثابه یک سیستم………………… 17

2-1-6- سازمان کتابخانه………………………… 18

2-2- مدیریت سازمانی…………………………… 19

2-2-1- سطوح مدیریت …………………………… 19

2-2-1-1- مدیریت استراتژیک یا عالی………………. 19

2-2-1-2-  مدیریت تاکتیکی یا میانی………………. 19

2-2-1-3- مدیریت عملیاتی……………………….. 19

2-2-2- فرایند مدیریت …………………………. 20

2-2-2-1- آرمان ها، اهداف، و مقاصد………………. 20

2-2-2-2- برنامه ریزی………………………….. 21

2-2-2-3- سازماندهی …………………………… 21

2-2-2-4- تامین نیروی انسانی……………………. 21

2-2-2-5- هماهنگی و هدایت………………………. 22

2-2-2-6- نظارت و کنترل………………………… 22

2-2-3- مدیریت کتابخانه………………………… 22

2-2-4- تاریخچه علم مدیریت و مدیریت در کتابخانه ها… 24

2-3- سیستم های اطلاعاتی………………………… 26

2-3-1- اطلاعات………………………………… 26

2-3-1-1- از داده تا اطلاعات و از اطلاعات تا دانش…… 26

2-3-1-2- خصوصیات اطلاعات……………………….. 29

2-3-1-3- گردش اطلاعات در سازمان…………………. 33

2-3-1-4- نقش اطلاعات در تصمیم گیری………………. 34

2-3-2- تصمیم گیری…………………………….. 35

2-3-2-1- مفاهیم تصمیم گیری ……………………. 35

عنوان

صفحه

2-3-2-2- انواع تصمیم………………………….. 36

2-3-2-3- فرایند تصمیم گیری…………………….. 37

2-3-2-4- انواع مدل های تصمیم گیری………………. 39

2-3-2-5- نقش تصمیم گیری در سازمان………………. 41

2-3-2-6- سیستم های اطلاعاتی مدیریت و تصمیم گیری در کتابخانه ها  42

2-3-3- سیستم ها………………………………. 43

2-3-3-1- مفاهیم سیستم ها………………………. 43

2-3-3-2- انواع سیستم………………………….. 48

2-3-3-3- سازمان و سیستم های اطلاعاتی…………….. 50

2-3-3-4- روند تکاملی سیستم های اطلاعاتی………….. 51

2-3-3-5- انواع سیستم های اطلاعاتی……………….. 52

2-3-3-6- ارتباط سیستم های اطلاعاتی و مقایسه برخی از ان ها  56

2-3-3-7- چرخه حیات سیستم های اطلاعاتی……………. 58

2-3-3-8- سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز کتابخانه ها…. 61

2-4- سیستم های اطلاعات مدیریت…………………… 63

2-4-1- تعریف سیستم اطلاعات مدیریت……………….. 65

2-4-2- تاریخچه سیستم های اطلاعات مدیریت………….. 65

2-4-3- اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت……………….. 66

2-4-3-1- افراد……………………………….. 66

2-4-3-2- سازمان………………………………. 66

2-4-3-3- وسائل و تجهیزات………………………. 66

2-4-3-4- اطلاعات………………………………. 66

2-4-3-5- روش ها و دستورالعمل ها………………… 67

2-4-4- اجزاء سیستم های اطلاعاتی مدیریت…………… 67

2-4-5- چرا مدیران به سیستم اطلاعات مدیریت نیاز دارند 68

2-5- سیستم های اطلاعات مدیریت در کتابخانه ها……… 69

2-5-1- سسیستم های اطلاعاتی مدیریت: پشتیبان مدیریت…. 69

عنوان

صفحه

2-5-2- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت برای کتابخانه ها… 70

2-5-3- مشکلات بکارگیری سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان های دولتی  73

2-6- پیشینه پژوهش…………………………….. 76

 فصل سوم: روش شناسی پژوهش

مقدمه……………………………………….. 82

3-1- روش پژوهش……………………………….. 83

3-2- جامعه آماری……………………………… 84

3-3- برآورد حجم نمونه…………………………. 84

3-4- روش و طرح نمونه برداری……………………. 85

3-5- ابزار گردآوری داده ها…………………….. 86

3-6- ابزار تجزیه و تحلیل………………………. 92

 فصل چهارم: تجزیه و تحلیل یافته ها

مقدمه……………………………………….. 93

4-1- اطلاعات کلی………………………………. 94

4-2- ارزیابی وضعیت سامک در کتابخانه های مرکزی دانشگاه های شهر تهران 96

4-2-1- بررسی وضعیت پیاده سازی سامک در کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران……………………………………….. 97

4-2-1-1- بررسی وضعیت استقرار سامک در کتابخانه­ مرکزی دانشگاه­های شهر تهران……………………………………….. 97

4-2-1-2- نوع اطلاعاتی دریافتی توسط مدیران از سامک موجود در کتابخانه  99

4-2-1-3- وضعیت ارائه گزارشات مستمر……………… 100

4-2-1-4- نرم افزار مورد استفاده در کتابخانه……… 104

4-2-2- بررسی نوع و میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران کتابخانه های مرکزی……………………………………………. 105

4-2-2-1- میزان اطلاعات دریافتی در خصوص دانش ها و مهارت های مدیریتی   110

4-2-2-2- میزان اطلاعات ارائه شده در خصوص آینده نگری در کتابخانه ها   111

عنوان

صفحه

4-2-2-3- میزان اطلاعات ارائه شده در خصوص مقایسه بین کتابخانه ای و بخش‌های
درونی کتابخانه………………………………. 112

4-2-2-4- میزان اطلاعات ارائه شده در خصوص امور مربوط به کارکنان کتابخانه……………………………………………. 113

4-2-2-5- میزان اطلاعات ارائه شده در خصوص بودجه و مسائل مالی کتابخانه 114

4-2-2-6- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با فناوری های موجود  115

4-2-2-7- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با تجهیزات و تسهیلات فیزیکی کتابخانه ها………………………………….. 116

4-2-2-8- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با کتابخانه های اقماری    116

4-2-2-9- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با کاربران کتابخانه  117

4-2-2-10- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با سازمان مادر 117

4-2-2-11- میزان اطلاعات ارائه شده در ارتباط با منابع اطلاعاتی کتابخانه……………………………………………. 118

4-2-2-12- میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران برای تالیف و پژوهش  119

4-2-2-13- میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران برای تهیه گزارش     119

4-2-3- بررسی میزان مطلوب بودن اطلاعات……………. 119

4-2-3-1- میزان مرتبط بودن اطلاعات……………….. 123

4-2-3-2- میزان دقت اطلاعات دریافتی………………. 124

4-2-3-3- میزان صحت اطلاعات دریافتی………………. 125

4-2-3-4- میزان ایمنی اطلاعات دریافتی…………….. 126

4-2-3-5- میزان سرعت دسترسی و سهولت استفاده از اطلاعات 127

4-2-4- بررسی تحلیلی مطلوبیت و میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران 128

4-2-4-1- بررسی نرمال بودن متغیرها………………. 129

4-2-4-2- استنباط آماری در خصوص میانگین متغیرها…… 131

4-2-4-3- همبستگی و رگرسیون…………………….. 133

4-2-4-4- نمودار دنباله­ای داده­ها ……………….. 134

4-2-4-5- مقایسه میانگین ها…………………….. 135

 

فصل پنجم: بحث و نتیجه گیری

5-1- خلاصه موضوع و روش ها………………………. 136

عنوان

صفحه

5-2- بحث و نتیجه گیری…………………………. 137

5-2-1- وضعیت پیاده سازی سیستم­ اطلاعات مدیریت کتابخانه‌ مرکزی (سامک)   137

5-2-2- نوع و میزان اطلاعات ارائه شده…………….. 138

5-2-3- مطلوب بودن اطلاعات………………………. 138

5-3- تبیین نتایج پژوهش با توجه به تحقیقات پیشین….. 139

5-4- نتیجه گیری کلی…………………………… 140

5-5- پیشنهادهای کاربردی……………………….. 141

5-6- محدودیت های پژوهش………………………… 141

5-6- پیشنهادهایی جهت پژوهش های آتی……………… 141

پیوست: پرسشنامه بررسی وضعیت سیستم های اطلاعات مدیریت کتابخانه های مرکزی (سامک)
دانشگاه های شهر تهران…………………………. 142

منابع و مآخذ…………………………………. 149

مقدمه

ابرامی در کتاب شناختی از دانش شناسی، چهار رکن اساسی را برای علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی بیان می‌کند که این چهار رکن عبارتند از: گزینش و گردآوری، نظم و سازماندهی دانش، اشاعه اطلاعات و دانش‌گستری، و سازمان و مدیریت. مدیریت کتابخانه (به عنوان چهارمین رکن کتابداری و اطلاع‌رسانی) جدای از سایر سازمان ها نیست، زیرا یک کتابخانه نیز برای اداره امور خود تابع اصول کلی علم مدیریت است.

کاربران از کتابخانه انتظار دارند تا حجم عظیمی از اطلاعات، و همچنین منابع اطلاعاتی را در اسرع وقت در اختیارشان گذارد. افزایش حجم اطلاعات از یک سو و مشکل همیشگی کمبود بودجه کتابخانه ها از سوی دیگر، ضرورت مدیریت بهینه مراکز را دو چندان می‌کند. تأمین منابع اطلاعاتی پژوهشگران، صرف هزینه‌ای گزاف را می‌طلبد که بالطبع مستلزم تصمیم گیری مدیران این مراکز می‌باشد. اساس و شالوده تصمیم گیری مدیران را نیز اطلاعات تشکیل می‌دهد. فراهم آوردن این اطلاعات، که اطلاعات مدیریتی خوانده می‌شود، تنها در قالب یک سیستم میسر می‌گردد. این سیستم عبارت است از «سیستم اطلاعات مدیریت»[1] (سام) که به شکلی سازمان یافته، اطلاعات صحیح و دقیق را به سهولت در اختیار مدیر می‌گذارد (حیدری، 1378).

در اوایل قرن بیستم، مخصوصا در دهه‌های 1920 و 1930، استفاده از تجهیزات داده‌پردازی الکترومکانیکی مانند برگه‌های ماشین‌خوان و وسایل محاسبه‌گر، روند پردازش اطلاعات و تهیه گزارش‌های مختلف مدیریتی از کارکردهای سازمان را، نسبت به گذشته آسان‌تر و سریع‌تر کرد. با ورود گسترده رایانه‌ ها به بازار جهانی در اوایل دهه 1950، این روند باز هم شتاب گرفت. در رایانه‌های نسل اول و دوم، ترتیب ذخیره و بازیابی اطلاعات و دسترسی به آن متوالی بود و ردگیری یک داده خاص، بدون گذر از داده‌های قبلی ممکن نبود. این امر در ذخیره و بازیابی اطلاعات لازم، محدودیت به‌وجود می‌آورد. با پیدایش رایانه‌های نسل سوم و چهارم در دهه 1960 و ایجاد امکان دستیابی تصادفی به اطلاعات و ذخیره داده‌ ها بر روی محمل‌هایی با ظرفیت بالا همچون لوح‌های فشرده(سی‌دی)، این محدودیت برطرف شد. در دهه‌های اخیر، فناوری‌های نوین، امکان ترکیب و تلخیص داده‌های به‌دست آمده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت در سازمان های مختلف را میسر ساخته و ارتباطات دوربرد قابلیت تعامل داده‌های سیستم‌های گوناگون را ایجاد کرده‌اند (مختاری به نقل از گرانسترا[2]، 1385).

یک سیستم اطلاعاتی[3] به جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، و انتشار اطلاعات برای یک هدف خاص می‌پردازد. سیستم‌های اطلاعاتی مانند هر سیستم دیگری دارای ورودی (داده یا دستورالعمل)، خروجی (گزارش یا محاسبات) است (لاودن، پرایس، و راد، 1385). به دلیل وجود علایق، تخصص‌ها، و سطوح مختلف سازمانی، سیستم‌های گوناگونی به وجود آمده‌اند و طبیعی است که یک سیستم واحد قادر به پاسخگویی به این نیاز ها نیست. سیستم‌های اطلاعاتی دارای سه سطح اصلی می‌باشند که هر کدام هدف‌های متفاوتی را دنبال می‌کنند، این سه سطح عبارتند از: 1. سیستم‌های ستادی (عملیاتی): این سیستم‌ ها (سیستم پردازش تراکنش[4]) از فعالیت‌ ها و تراکنش‌های معمول و روزمره سازمان همچون عملیات فروش، خرید، حقوق و دستمزد، جریان مواد در کارخانه، و غیره پشتیبانی به عمل می‌آورند؛ 2. سیستم‌های سطح مدیریت: این سیستم‌ ها شامل سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبان تصمیم[5] می‌باشند که در خدمت مدیران میانی سازمان بوده و عملیات کنترل، نظارت و تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند؛ 3. سیستم‌های سطح راهبردی: که در خدمت مدیران ارشد سازمان بوده و نگرانی همیشگی آنها، تطبیق قابلیت‌های سازمانی با تغییرات خارجی است. سیستم حامی مدیران اجرایی[6] از جمله سیستم‌های این سطح از سازمان‌اند (لاودن، لاودن، و فلیپ[7]، 2004).

سام سیستمی است یکپارچه که از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان تشکیل شده‌است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنما ها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری، و پایگاه اطلاعاتی بهره‌جویی می‌کند (دیویس و السون[8]، 1985).

افزایش قدرت فناوری از ابزار اصلی تصمیم‌گیری مدیریت بر پایه اطلاعات و فناوری پیشرفته محسوب می‌شود. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت یکی از ابزارهای فناوری در جهت نیل به هدف تصمیم‌گیری مدیران در موقعیت‌های حیاتی سازمان می‌باشند. از آنجا که یک تصمیم خوب تصمیمی است که بر پایه اطلاعات باشد، لذا اساس اکثر فعالیت‌ ها در یک کتابخانه، اطلاعات است. حال باید سیستمی به کار گرفته شود که بتواند اطلاعات مورد نیاز مدیران را با دقت زیاد در حجم گسترده، سرعت بالا، هزینه کم، و به موقع تأمین نماید. از این رو استفاده از یک سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان یا کتابخانه از ضروریات است. هدف سیستم‌های اطلاعات مدیریت افزایش و بهینه‌سازی روند ارائه و اداره اطلاعات، کاهش حدس و گمان، و حل مشکلات سازمان است. امروزه ‌ایجاد و توسعه‌ی سیستم‌های اطلاعات مدیریت به امری اجتناب‌ناپذیر در سازمان ها مبدل شده، زیرا‌ این سیستم‌ ها اطلاعات لازم را جهت آگاهی مدیران سطوح مختلف از بخش‌های مختلف سازمان و اتخاذ تصمیمات مناسب برای رهبری و کنترل فراهم می‌آورد.

1-1- شرح وبیان مسئله پژوهشی

از جمله نیازهای سازمان ها جهت انجام فعالیت های سازمانی خود، آگاهی از تازه های روز می باشد. امروزه برای حرکت در عرصه جهانی، نیاز به علم جدید و متدلوژیهای توسعه یافته و تجهیز شدن به تکنولوژیهای جدید برای هر سازمانی همواره مطرح است.

کتابخانه‌ ها برای باقی‌ ماندن در صحنه باید خود را با تغییرات روز همگام سازند، هر چند که مفهوم سیستم‌های اطلاعاتی، مفهوم جدید و تازه‌ای نیست، ولی در طی یک دهه اخیر که فن آوری‌های رایانه و ارتباطات، پیشرفت‌های شگرفی داشته‌ است و سیستم‌های اطلاعات به سمت رایانه‌ای شدن حرکت کرده است، کتابخانه‌ باید در ساختار سازمانی خود تجدید نظر کرده و از اصول نوین مدیریتی که سیستم‌های اطلاعاتی در پیش‌روی مدیران و دست‌اندر‌کاران کتابخانه‌ می‌گذارد، به خوبی بهره ببرد (عاصمی و زال زاده، 1389).

ایجاد یک سیستم اطلاعاتی مدیریت مناسب در درون کتابخانه برای مدیران کتابخانه باعث تصمیم گیری به موقع و صحیح برای ارائه هر چه بهتر خدمات اطلاعاتی است. باظهور خدمات الکترونیکی و بهره گیری از فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان یک ابزار مناسب برای ارائه خدمات یک پارچه، بستری مناسب برای ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه ای[9] فراهم شده است. با شکل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت کتابخانه­ای سرعت ارائه خدمات و تصمیم گیری برای مدیران و به تبع آن سرعت عملیات در ارایه خدمات به کاربر افزایش می یابد. با طراحی این سیستم های اطلاعاتی، می توان به مدیران تصمیم‌گیرنده کمک کرد که در زمان محدود، تصمیم‌گیری‌های عقلایی‌تری انجام دهند.

تنظیم اطلاعات درون یک کتابخانه از طریق سیستم­های اطلاعاتی موجود در کتابخانه امکان پذیر است. این سیستم­ ها ترکیبی از کامپیوتر و انسان هستند که کار گردآوری و ذخیره سازی مجموعه­های اطلاعات و انتقال داده­ ها را به شکل اطلاعات مفید به عهده می­گیرند. سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه باید قادر به برآوردن نیازهای اطلاعاتی مدیران کتابخانه باشد. طراحی سیستم­ اطلاعاتی کارآمد برای کتابخانه ها، مستلزم داشتن آگاهی کامل نسبت به کمیت و کیفیت اطلاعات رد و بدل شده در سازمان و اطلاع از میزان رضایت مدیران در این خصوص است تا بتوان بر روی هر بخش به فراخور نیاز سرمایه گذاری نمود.

امروزه، به طور روز افزون نیاز به طراحی سیستم­های اطلاعاتی در کتابخانه مانند سایر سازمان ها برای مدیریت مجموعه، کارکنان، هزینه­ ها و تجهیزات، تصمیم­گیری سریع و مؤثر در کتابخانه ها احساس می­شود. برای انجام این امر باید متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی با مهندسان علوم کامپیوتر، برای رفع نیاز­های کتابخانه و مراکز اطلاع رسانی و مدیریت مؤثر این مراکز همکاری نمایند. در این صورت است که نیازهای بالقوه و بالفعل یک کتابخانه در تمام بخش­های آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در طراحی یک سیستم اطلاعاتی لحاظ می­گردد. با وجود چنین سیستم­های اطلاعاتی است که گزارشات و اطلاعات تمام بخش­های کتابخانه، کارکنان، تجهیزات و هزینه­ ها وارد اطلاعات مدیریت شده، اعمال تصمیمات سریع و مؤثر را در بقا و توسعه کتابخانه سبب می­شود (عاصمی و زال زاده، 1389، ص 73).

سیستم اطلاعاتی می تواند ابزار پشتیبان فعالیت‌های کتابخانه باشد. برای طراحی یک سیستم اطلاعات مدیریت طراحان باید دید گسترده ای در طراحی سیستم داشته باشند. محیط کتابخانه، ساختار کتابخانه از نظر هرم سازمانی، تخصص ها و شیوه های کار، فرهنگ و سیاست کلی کتابخانه، نوع و رهیافت مدیریت، سطحی که برنامه قرار است در آن اجرا شود، گروه های اصلی مؤثر در سیستم اطلاعات مدیریت، وظیفه و تصمیم هایی که باید سیستم های اطلاعات مدیریت از آنها پشتیبانی کند، کارکنان و علاقه و دیدگاه آنها نسبت به سیستم کتابخانه، گذشته کتابخانه و سرمایه گذاریهای قبلی در مورد سیستم اطلاعات مدیریت، برنامه ها و منابع انسانی فاکتورهای مهمی هستند که اکثر صاحب نظران در زمینه طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت بر آنها اتفاق نظر دارند. ممکن است از نظر بیان فاکتور ها و رتبه بندی آنها با هم تفاوت هایی داشته باشند ولی همگی بر چند مورد اصلی و تأثیرگذار هم عقیده  می باشند. در میان این فاکتور ها عوامل انسانی جایگاهی ویژه دارد. طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت کتابخانه ای بایستی به سمت و سویی پیش رود که راحتی بیشتر و سهولت کار کاربران در نظر باشد.

در این راستا پژوهش حاضر سعی دارد تا به بررسی وضعیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت موجود در کتابخانه مرکزی (سامک) دانشگاه های شهر تهران پرداخته تا با توجه به بررسی نوع و میزان اطلاعات ارائه شده توسط آنها و همچنین بررسی میزان مطلوب بودن این اطلاعات نمای کلی از وضعیت سیستم های اطلاعات مدیریت موجود در این کتابخانه ها را نشان داده، تا با استفاده از مفروضات به دست آمده بتوان اطلاعات لازم و ضروری را برای طراحی هر چه بهتر سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه ای برای کتابخانه های دانشگاهی در اختیار متخصصان کتابداری و کامپیوتر قرار دهد.

1-2- اهداف تحقیق

هدف اصلی این پژوهش بررسی وضعیت سیستم‌های اطلاعات مدیریت در کتابخانه‌ های مرکزی دانشگاه‌های شهر تهران می‌باشد.

و از اهداف فرعی تحقیق می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

1. بررسی وضعیت پیاده سازی سیستم­ اطلاعات مدیریت کتابخانه‌ های مرکزی(سامک) در دانشگاه­های شهر تهران؛
2. شناسایی نوع و میزان اطلاعات دریافتی توسط مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران؛
3. شناسایی میزان مطلوب بودن اطلاعات دریافتی توسط مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران؛
4. بررسی تحلیلی مطلوبیت و میزان اطلاعات ارائه شده به مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران.

1-3- اهمیت و ارزش تحقیق

امروزه‌ ایجاد و توسعه سیستم‌های اطلاعات مدیریت به امری اجتناب ناپذیر در سازمان ها مبدل شده، زیرا‌ این سیستم‌ ها اطلاعات لازم را جهت آگاهی مدیران سطوح مختلف از بخش‌های مختلف سازمان و اتخاذ تصمیمات مناسب برای رهبری و کنترل فراهم می‌آورد.

مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم‌های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می‌دهند. در بین سرمایه‌های یک سازمان اعم از سرمایه‌های مالی، ماشین‌آلات، تجهیزات، اطلاعات با ارزش‌ترین آنهاست، به این دلیل که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیه می‌شوند. منابع فیزیکی بدون اطلاعات مربوط، کم‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد داشتن اطلاعات راجع به منابع در استفاده بهینه از آنها نقش اساسی دارد. در بیشتر سازمان ها تحولی عمیق در تغییر نقش سیستم‌های اطلاعاتی از یک عامل پشتیبانی به یک ابزار مدیریتی صورت پذیرفته است (عاصمی و زال زاده، 1389).

از آنجا که کتابخانه نیز مانند سازمان های دیگر برای اداره خود تابع اصول مدیریت است. وجود سیستم اطلاعات مدیریت مطلوب در کتابخانه می‌تواند راه گشای بسیاری از تصمیمات مدیر در امور کوتاه مدت و بلند مدت سازمان باشد. یک سیستم اطلاعات مدیریت می‌تواند مزایای زیادی مانند موارد زیر را برای کتابخانه داشته باشد.

• حمایت از تصمیمات مدیریت عالی کتابخانه؛
• ایجاد فرصت های متعدد برای مدیر؛
• برنامه ریزی بلند مدت با دیدگاه کاملتر از سازمان؛
• وابستگی سالم درونی میان خدمات کتابخانه.

1-4- کاربرد نتایج تحقیق

از این پژوهش گروه های ذیل می توانند بهرمند شوند.

1. تمامی کتابخانه های دانشگاهی کشور در راستای طراحی سیستم اطلاعات مدیریت خود می توانند از یافته های این تحقیق استفاده نمایند.
2. کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی میزان مطلوب بودن اطلاعات دریافتی مدیران خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
3. کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی نوع و میزان اطلاعات دریافتی مدیران خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
4. کتابخانه های آموزشگاهی، عمومی، تخصصی و غیره می توانند برای بررسی وضعیت سیستم اطلاعات مدیریت خود از نتایج و ملاک های استفاده شده در این پژوهش بهره جویی نمایند.
5. طراحان سیستم های اطلاعات مدیریت در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های مختلف می توانند از یافته های این تحقیق برای طراحی هر چه بهتر استفاده نمایند.
6. کلیه کتابخانه های مورد بررسی می توانند از یافته های تحقیق جهت ارتقاء سیستم های اطلاعات مدیریت خود استفاده نمایند.

1-5- سوالات تحقیق

سوال اصلی تحقیق عبارت است از:

سیستم­های اطلاعات مدیریت موجود در کتابخانه‌ های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران چگونه می‌باشد؟

و سوالات فرعی تحقیق عبارتند از:

1. وضعیت پیاده سازی سیستم­ اطلاعات مدیریت کتابخانه‌ مرکزی(سامک) در دانشگاه­های شهر تهران چگونه است؟
2. نوع و میزان اطلاعاتی که در اختیار مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران قرار می گیرد، چه مقدار است؟
3. تا چه میزان اطلاعات دریافتی توسط مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران مطلوب است؟
4. میزان و مطلوبیت اطلاعات ارائه شده به مدیران کتابخانه های مرکزی دانشگاه­های شهر تهران از لحاظ تحلیل آماری چگونه است؟

1-6- تعریف مفهومی و عملیاتی واژه های پژوهش

سیستم اطلاعات مدیریت: سیستمی است یکپارچه که از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان تشکیل شده‌است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنما ها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری، و پایگاه اطلاعاتی بهره‌جویی می‌کند (دیویس و السون، 1985، ص6).

سیستم های اطلاعاتی: یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه (یانگ[10]، 1983).

کتابخانه مرکزی: منظور از کتابخانه مرکزی در این پژوهش، کتابخانه ای است که در هر کدام از دانشگاه های مورد بررسی برای جوابگویی به نیاز اطلاعاتی دانشجویان و اساتید تاسیس شده، و کتابخانه های اقماری آن دانشگاه را تحت پوشش دارد.

دانشگاه: منظور از دانشگاه در این پژوهش، تمامی مراکز آموزش عالی تحت پوشش وزارت علوم، تحقیقات، و فناوری و وزارت بهداشت، درمان، و آموزش پزشکی، که به صورت دولتی و رایگان دانشجو جذب می کنند.

مدیر: منظور از مدیر در این پژوهش، تمامی افرادی است که در ساختار سازمانی کتابخانه به عنوان مسؤول، مدیر، معاون، و ریاست مشغول به فعالیت بوده، در فرایند تصمیم گیری کتابخانه مشارکت داشته و حداقل دو نفر نیرو تحت سرپرستی آنها مشغول به کار هستند.

سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه: منظور از سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه در این پژوهش، یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات مدیریتی در کتابخانه است.

اطلاعات: منظور از اطلاعات در این پژوهش، داده، اطلاعات، و دانشی است که مدیران کتابخانه را در امر برنامه ریزی، تصمیم گیری، و سایر وظایف مدیریتی پشتیبانی می کند.

   مقدمه

در این پژوهش به مفاهیمی چون مدیریت کتابخانه، سازمان، اطلاعات، تصمیم گیری، سیستم های اطلاعاتی، و سیستم اطلاعات مدیریت پرداخته شده است. بنابراین لازم است جهت روشن شدن مفاهیم مزبور به گونه ای علمی، توضیحاتی ارائه گردد؛ از این رو، ابتدا به شرح مدیریت کتابخانه پرداخته و سپس توضیحاتی در خصوص سازمان و محیط سازمانی، اطلاعات و انواع آن، انواع تصمیم گیری ها در سازمان، سیستم ها و انواع آن، و توضیحاتی در خصوص سیستم اطلاعات مدیریت داده شده است. و در پایان نیز  برخی از پژوهش های مرتبط با پژوهش صورت گرفته معرفی می شوند.

2-1- سازمان

در جامعه­ شناسی، سازمان ها را معمولا نظام های اجتماعی که برای دستیابی به اهدافی خاص طراحی شده­اند، تعریف می کنند. ولی این تعریف در برگیرنده مجموعه های اجتماعی زیادی است که با مشخصه های مورد توافق مطابقت نمی­کند؛ به طور مثال تعریف مذکور شامل اجتماعات داوطلبانه گروه ها و نیروهای عملیاتی نیز می­گردد، که کاملا با سازمان هایی که مصداق تعریف خاص هستند متفاوتند. اگر چه بعضی از اصول نظریه سازمان می تواند در سایر مجموعه های اجتماعی مانند گروه ها، خانواده ها، و حتی در سطح ملت ها کاربرد داشته باشد. ولی این مجموعه ها تابع اصول دیگری نیز هستند که قسمت عمده ای از نظریه سازمان در آنها کاربرد چندانی ندارد.

تعریف سازمان بر اساس ویژگی های مذکور عبارت خواهد بود از: سازمان مجموعه ای اجتماعی است با حداقل 5 سال سابقه و حداقل 10 عضو حقوق بگیر که اکثر آنها به صورت

این مطلب را هم بخوانید :

 

مزایای استفاده از کتاب های صوتی - ایده یابان پویا ” جدیدترین مقالات و آموزش های کاربردی “

 تمام وقت در طول سال فعالیت داشته باشند و ضمن استفاده از یک تکنولوژی محوری باید در مشاغلی متنوع و از قبل تعیین شده سازماندهی شوند تا به اهداف خاص جمعی دست یابند

 (محمدزاده، 1374، ص5).

گروهی دیگر سازمان را اینگونه تعریف کرده­اند، سازمان پدیده­ای اجتماعی به شمار می آید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتا مشخص بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی، بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کنند(رابینز، 1376، ص 21).

جوادکار[11] (1382) واژه سازمان را در دو بخش معنا کرده است، معنای اول عبارت است از یک موسسه یا گروه وظیفه­ای. سازمان بازرگانی، بیمارستان، و دانشگاه موسسه می باشند. معنای دوم عبارت است از ترتیبی از افراد در موسسه با در نظر گرفتن مفهوم تقسیم کار، اختیار، مسؤولیت و [قدرت] تصمیم گیری طوری که موسسه یک سیستم با ثبات محسوب شود و به طور منسجم برای دستیابی به اهداف عمل کند (ص50).

2-1-1- محیط سازمانی

«هیچ کتابخانه ای جزیره نیست» این جمله باید با قوت در ذهن تمامی کتابداران و مدیران کتابخانه ها شکل بگیرد. کتابخانه ها در همکاری با سایر کتابخانه ها و خدمات اطلاع رسانی کار می کنند و محیط درونی و برونی ای که در آن عمل می کنند، بر آنها تأثیر دارد. مدیران باید درک روشنی از پویایی این دو محیط داشته باشند.

هر سازمانی در محیطی دو گانه (فرهنگ سازمانی درونی و بیرونی) عمل می کند که خواه ناخواه هم بر سازمان و هم بر مدیریت تأثیر دارد. در کتابخانه ها و سازمان های خدمات اطلاع رسانی محیط سه گانه است. علت وجود این محیط سوم این است که کمتر کتابخانه و سازمان اطلاع رسانی ای مستقل است. برعکس، کتابخانه ها معمولا جزیی از یک سازمان بزرگتر از قبیل دانشگاه، شهرداری، مدرسه، یا شرکت هستند. به این ترتیب مدیران کتابخانه ها و سازمان های اطلاع رسانی یک محیط داخلی دارند که بر آن کنترل دا رند؛ بعد محیط سازمان مادر است که بر آن کنترل اندکی دارند؛ و بالاخره محیط بیرون سازمان مادر (محیط بیرونی) است که اطلاع رسان تقریبا هیچ کنترلی بر آن ندارد. کتابخانه برای آن که موفق باشد باید هر سه محیط را دریابد و به آنها واکنش مناسب نشان دهد (اونز، لیزل وارد، و بندیک[12]، 1388).

2-1-2- متغیر های سازمانی

سازمان مثل هر انسانی، متغیرهای خارجی را با ترکیب خاصی در اطراف خود دارد و تاحدی همین ترکیب است که یک سازمان را از دیگر سازمان ها متفاوت می کند. متغیر ها یکی هستند ولی اهمیتی که سازمان به هر یک از آنها می دهد، فرق می کند. بعضی متغیرهای معمولی برای کتابخانه ها به این شرح هستند:

2-1-2-1- مراجعان

رفتار و نیازهای استفاده کننده شالوده ای است که خدمات اطلاع رسانی باید بر آن بنا شود. همان طور که از مفهوم مدیریت کیفیت بر می آید، مشتری، مراجعه کننده، و یا استفاده کننده علت وجودی خدمات اطلاع رسانی است. بازار پژوهی یا تحلیل نیاز بسیار ضروری است و سازمان را مجبور می کند که دائماً مراجعه کنندگانش را بررسی کند.

2-1-2-2- رقیبان

در گذشته مدیران کتابخانه ها رقیبی در اطراف خود نمی دیدند ولی واقعیت این است که امروزه در تمام جنبه های خدمات کتابداری رقیبانی حضور دارند. حداقل برای جلب بودجه رقیبانی وجود دارند.

2-1-2-3- مراکز تأمین بودجه

مراکز تأمین بودجه مراکزی است که توجه به آن برای مدیران کتابخانه ها امری حیاتی است. بخش عمده ای از کتابخانه ها بودجه خود را از سازمان های دولتی دریافت می کنند.

2-1-2-4- فروشندگان

فروشندگان در تأمین کتاب، منابع الکترونیکی، و خدمات فهرستنویسی نقش عمده دارند. از اواخر 1970 به بعد کتابخانه ها مجبور شده اند در کار خرید مواد به انتخاب های سخت دست بزنند. محیط الکترونیک در حال رشد نیز هزینه های دیگری برای فروشندگان و هم برای کتابخانه ها آفریده است.

2-1-2-5- تشکل های کارکنان

نیروی کار موجود و تشکل های کارکنان دو عامل بیرونی هستند که می توانند بر نوع، میزان، و خدمتی که عرضه می شود، تأثیر بگذارند. میزان نیروی کار برای استخدام می تواند بر توان مدیر در انجام کار ها اثر بگذارد.

2-1-2-6- علایق آموزشی

علایق و نیازهای آموزشی در مقام عامل بیرونی چندین شکل به خود می گیرند. یکی از این شکل ها این است که مانند کتابخانه های دانشگاهی کتابخانه بخشی از یک نهاد آموزشی باشد. این برنامه انواع و مقدار خدمات کتابخانه را تعیین می کند. رئیس کتابخانه نیز در جلسات تهیه برنامه راهبردی شرکت می کند.

2-1-2-7- عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی

عوامل حقوقی، قانونی، و سیاسی به تصمیم گیری­های مدیریتی در تمام سازمان ها، و نه فقط سازمان های دولتی، اثر می گذارد. همان طور که قبلا اشاره شد اکثر کتابخانه ها بودجه خود را از بخش دولتی تأمین می کنند. این امر دستگاه تأمین کننده بودجه را در موقعیت برتر قرار می دهد و قادر می سازد در تصمیم گیری های عملیاتی کتابخانه اثر بگذارد و آنها را جهت دهد و کنترل کند. قوانین و مقررات نیز بر عملیات کتابخانه اثر دارند، قوانینی همچون طرز عمل در استخدام نیروی انسانی، شرایط کار، قانون حق مولف، و قوانینی از این قبیل بر عملیات کتابخانه اثر می گذارد.

2-1-2-8- اوضاع اقتصادی

عوامل اقتصادی بر سازمان کتابخانه، مثل هر سازمان و فرد انسانی، به دو طریق اساسی اثر می گذارد. اول آنکه با بودجه موجود چه می توان خرید؛ دیگر آنکه چه مقدار پول برای خرج کردن وجود دارد. تورم مشکلی است که تمامی سازمان ها زمانی به آن مبتلا می شوند. کتابخانه هایی که به بودجه دولتی متکی هستند، به هنگام تورم قدرت خرید خود را به شدت از دست می دهند.

2-1-2-9- تکنولوژی

تکنولوژی تقریبا برای هر کتابخانه ای متغیر بسیار مهمی است و عنصر حیاتی هم در تولید اطلاعات و هم در خدمت رسانی آنهاست. با برقرار شدن ارتباط با منابع کتابشناختی نظیر اُ. سی. ال. سی[13] و آر. ال. آی. اِن[14] و یو. تی. ال. ای. اس[15] در سطح جهان، کتابخانه های بیشتری با استفاده از تکنولوژی با این­ ها مربوط می شوند تا در یکی از فعالیت های مهم تولیدی آنها نظیر سازماندهی اطلاعات (فهرستنویسی و رده بندی) شرکت کنند. خدمت به مراجعه کنندگان نیز هر چه بیشتر و بیشتر به تکنولوژی وابسته می شود، از اینترنت گرفته تا سی­دی­های چند رسانه­ای و دی وی دی و مانند اینها. خرید و تعمیر و نگهداری بیشتر این تجهیزات هزینه بسیار می برد و حتی هزینه نگهداری شان بیشتر از هزینه خرید اولیه آنهاست. شاید سرسام آورترین جنبه تکنولوژی سرعت تغییر و نیاز دائمی برای به روز رسانی آن