مجمع عمومی عادی باید سالی یک بار در موقعی که در اساسنامه پیش‌بینی شده است، تشکیل شود (قسمت اول ماده ۸۹ ل.ا. ق. ت). چون مجمع عمومی عادی برای رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی قبل و صورت دارایی و مطالبات و دیون شرکت و صورت حساب دورۀ عملکرد سالیانه شرکت و رسیدگی به گزارش مدیران و بازرس یا بازرسان و سایر امور مربوط به حسابهای سال مالی تشکیل می‌شود( قسمت اخیر ماده ۸۹ ل.ا. ق. ت )، تشکیل آن باید بعد از تدوین و تنظیم مدارک راجع به امور اخیر باشد. مسئله‌ای که در اینجا مطرح می‌شود این است که حداکثر مهلت تشکیل مجمع عمومی پس از سال مالی چقدر است؟ در مادۀ ۱۳۸ ل.ا. ق. ت. دعوت از مجمع عمومی برای تشکیل از وظایف هیئت مدیره ذکر شده و مهلت دعوت همان است که در اساسنامه پیش‌بینی شده است. اما، اگر در اساسنامه در این مورد پیش‌بینی خاصی نشده باشد، رئیس و اعضای هیئت مدیره باید حداکثر تا شش ماه پس از پایان هر سال مالی مجمع عمومی عادی صاحبان سهام را دعوت کنند، وگرنه به حبس از دو تا شش ماه یا به جزای نقدی از ۲۰ هزار تا ۲۰۰ هزار ریال یا به هر دو مجازات محکوم خواهند شد(ماده ۲۵۴ لایحه قانونی ۱۳۴۷). مهلت اخیر قابل تمدید نیست. در ل.ایران به اشخاص ذی نفع حق داده نشده است که در صورت استنکاف هیئت مدیره از دعوت مجمع عمومی عادی از دادگاه بخواهند که دستور تشکیل جلسه مجمع را بدهد؛ با این حال، هرگاه به دلیل عدم تشکیل به موقع جلسه مجمع عمومی به شرکت یا اشخاص ذی نفع زیانی وارد شود، آنان می‌توانند ‌بر اساس قواعد عام، در دادگاهی که به جنبه جزایی عمل هیئت مدیره رسیدگی می‌کند یا در دادگاه دیگری که بنابر قواعد عامِ مسئولیت مدنی صلاحیت دارد، طرح دعوی کنند و جبران زیان وارد هرا بخواهند.

جلسه مجمع عمومی در مکانی تشکیل می‌شود که در اساسنامه معین شده است. محل تشکیل مجمع باید در آگهی دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجمع عمومی قید شود(ماده ۱۰۰ ل.ا. ق. ت)؛ در غیر این صورت، جلسه‌ای که تشکیل می‌شود، غیر معتبر و تصمیمات آن قابل ابطال است. بدیهی است اگر در اساسنامه محل خاصی برای تشکیل جلسه مجمع عمومی معین نشده باشد، جلسه مذکور در هر جایی که هیئت مدیره معین کند، تشکیل خواهد شد. هیئت مدیره می‌تواند هر محلی را به عنوان محل تشکیل جلسه معین کند ـ اعم از مرکز شرکت یا جز آن. البته، عقل سلیم حکم می‌کند که اگر جلسه مجمع عمومی در مرکز شرکت تشکیل نمی‌شود، در جایی تشکیل شود که در شهر مقر مرکز شرکت واقع است.

اما آیا، برای آنکه جلسه مجمع عمومی و تصمیمات آن صحیح تلقی شود، لازم است نشانی دقیق محل و تشکیل مجمع در آگهی قید شود یا خیر؟ ظاهراًً ماده ۱۰۰ ل.ا. ق. ت. نشان می‌دهد که جواب این سؤال مثبت است. در واقع، ماده مذبور مقرر ‌کرده‌است که در آگهی دعوت صاحبان سهام، تشکیل مجمع با قید ساعت و «نشانی کامل» باید قید شود . ‌بنابرین‏،قید همه عناصر تشکیل دهنده نشانی (خیابان، کوچه، پلاک و غیره) ضروری است. در موردی نیز که شرکت از نوع سهامی عام است در همه حال، قید عناصر تشکیل دهنده نشانی ضرورت داد؛ زیرا نمی‌توان از کلیه صاحبان سهام انتظار داشت که نشانی شرکت را بشناسند. به هر حال در هر یک از مصادیق مذبور، لازم است شخصی که اعلام بطلان تصمیم مجمع عمومی را تقاضا می‌کند ذی نفع باشد(ماده ۲۷۰ ل.ا. ق. ت). ‌به این معنی که تصمیم مجمع باید حقی از او ضایع کرده باشد:

الف) دعوت مجمع عمومی عادی

۱-کسانی که حق دعوت دارند.

حق دعوت مجمع عمومی برای تشکیل، به طور اصولی، مختص هیئت مدیره شرکت است. هرگاه هیئت مدیره بنا به دلایلی به تکلیف خود عمل نکند، «سهام دارانی که اقلاً یک پنجم سهام شرکت را مالک باشند حق دارند که دعوت صاحبان سهام را برای تشکیل مجمع عمومی از هیئت مدیره خواستار شوند و هیئت مدیره باید حداکثر تا بیست روز مجمع مورد درخواست را با رعایت تشریفات مقرر دعوت کند؛ در غیر این صورت، درخواست کنندگان می‌توانند دعوت مجمع را از بازرس یا بازرسان شرکت خواستار شوند و بازرس یا بازرسان مکلف خواهند بود که با رعایت تشریفات مقرر مجمع مورد تقاضا را حداکثر تا ده روز دعوت نماید، وگرنه صاحبان سهام حق خواهند داشت، مستقیماً به دعوت مجمع اقدام کنند… »(ماده ۹۵ ل.ا. ق. ت. ).

مسأله‌ای که در اینجا مطرح می‌شود، این است که درخواست سهام‌داران ‌در مورد تشکیل جلسه باید موجه باشد یا خیر. در واقع، قانون گذار چنین تلقی ‌کرده‌است که همین که سهام داران دارای حداقل یک پنجم سرمایه شرکت تقاضای تشکیل جلسه کنند، بیانگر وضعیتی است که تشکیل مجمع عمومی را توجیه می‌کند.

هرگاه شرکت، به دلیل انقضای مدت مأموریت مدیران در وضعیتی باشد که باید برای آن هیئت مدیره جدید انتخاب شود و مدیران قدیم ـ که تا زمان انتخاب مدیران جدید مسئول امور شرکت و ادارۀ آن هستند ـ مجمع عمومی را دعوت نکنند، هر ذی نفع می‌تواند از مرجع ثبت شرکت‌ها دعوت مجمع عمومی عادی را برای انتخاب مدیران تقاضا کند (ماده ۱۳۶ ل.ا. ق. ت). بدیهی است در این مورد خاص، رعایت نصاب مندرج در ماده ۹۵ ل.ا. ق. ت. ضروری نیست و دعوت مجمع عمومی از طرف مرجع ثبت شرکت‌ها به درخواست حتی یکی از شرکا نیز الزامی است.^[۱۳۰]

در صورتی که شرکت منحل شده باشد «در مدت تصفیه، دعوت مجامع عمومی در کلیه موارد بر عهده مدیران تصفیه است. هرگاه مدیران تصفیه ‌به این تکلیف عمل نکنند، ناظر مکلف به دعوت مجمع عمومی خواهد بود و در صورتی که ناظر نیز به تکلیف خود عمل نکند یا ناظر پیش‌بینی یا معین نشده باشد، دادگاه به تقاضای هر ذی نفع حکم به تشکیل مجمع عمومی خواهدداد»(ماده ۲۱۹ ل.ا. ق. ت. ).

۲- شکل و مهلت دعوت

مقررات راجع به شکل و مهلت دعوت مجمع عمومی در مواد ۹۷، ۹۸ و ۱۰۰ ل.ا. ق. ت. پیش‌بینی شده است.